Блог оценщика Как начать зарабатывать в сети интернет:полные пошаговые методики
Чтобы чётко видеть продвижение дел в компании, мало требовать простого лишь выполнения заданий начальства и отчётов в духе «сделал – не сделал». Например, если дать поручение дизайнеру «Создать рекламный баннер для представления компании в группах соц. сетей», он может разработать этот баннер на следующий день, либо через месяц, а может и через полгода. Да и сам баннер может быть как цепляющим, ярким, передающим в простой картинке самую суть, так и блёклым, безвкусным, унылым.
В связи с этим рассмотрим два параметра любых нормативов:
- Количество;
- Качество.
Возьмём пример задания секретарю: «Найдите мне 100 компаний, являющихся нашими потенциальными клиентами, и составьте список».
Вариант первый: он нашёл лишь 96 компаний, составив из них список. Значит, количественную часть не выполнил полностью, и от него требуется найти ещё 4 компании.
Вариант второй: он нашёл 100 компаний, и сделал список, в котором фигурирует лишь их название (больше ничего). Это означает, что он не выполнил качественную часть задания – продажнику таким списком будет очень неудобно пользоваться, т.к. придётся самому заново искать контакты компаний, и поднимать о них информацию.
Именно для отчётности по качеству выполняемой работы и необходим шаблон. В случае с поиском базы компаний-клиентов таким шаблоном может быть таблица со столбцами:
- название компании;
- корпоративный телефон/телефоны;
- иные контакты (почта, скайп и т.д.);
- номера отдельных сотрудников (если имеются);
- профиль деятельности;
- сайт.
Соответственно, заполненная таблица и будет показывать то, выполнено или не выполнено задание. Такую таблицу можно поместить и в онлайн-документ, чтобы прослеживать ход её заполнения (если задание объёмистое и за один день его не выполнить). Хотя обычно отчёты о выполненной работе сдаются каждый день. В некоторых случаях применяется практика написания еженедельных отчётов (обычно это в компаниях, ведущих бизнес по продажам техники, поставкам сырья и иным сложным сделкам).
Шаблоны отчётов.
Рассмотрим несколько примеров шаблонов для каждодневной отчётности.
Шаблон отчёта дизайнера.
Список выполненных проектов (краткое название, 1-2 слова)…
Что (какой смысл) передаёт макет каждого проекта (в двух словах к каждому)?
Что конкретно в дизайнерской работе должно зацепить (просто название элемента картинки)?
Шаблон отчёта менеджера по холодным звонкам.
Список компаний, в которые Вы звонили (просто скопируйте из базы обзвона те компании, в которые Вы сегодня звонили)…
Список компаний, с директорами которых назначили встречу…
Компании, которым отправили коммерческое предложение…
Компании, которым не удалось дозвониться…
Шаблон отчёта HR-менеджера.
Список Ф.И.О. кандидатов:
- приславших резюме…
- приглашённых на собеседование…
- пришедших собеседование…
- принятых на работу/приглашённых на повторное собеседование к гендиректору…
Опубликованные сегодня вакансии (рядом с каждой вакансией список ресурсов, на которых она публиковалась)…
Шаблон отчёта директора цеха.
Наименование и количество выпущенной продукции…
Наименование и количество бракованных изделий…
Наименование и расход сырья…
Как проверять правдивость отчётов?
У некоторых бизнесменов на предложение ввести ежедневную отчётность тут же возникает вопрос: «А как я их проверять буду? Они же могут просто от фонаря написать туда что-нибудь, и будет выглядеть так, как будто усердно работали».
Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к примеру. Допустим, менеджер по продажам на протяжении недели пишет в отчётах по 3-4 встречи каждый день. А количество закрытых сделок за всё это время равно нулю. Отсюда два вывода: либо он просто приписывает себе эти встречи, либо он крайне неэффективно общается с клиентами.
При желании можно проверить эту информацию, позвонив клиентам, и если реально окажется, что он на все встречи ходил, но ничего не закрыл, то его придётся проэкзаменовать и затем провести тренинг по общению с клиентами.
Другой пример: менеджер по холодным звонкам пишет, что выслал 40 коммерческих предложений. Вы смотрите в почтовый ящик (а отправлять эти КП разрешается только с корпоративного ящика), привязанный к CRM, и видите, что с него не отправлено ни одного письма за отчётный день. Вывод – сотрудник в отчётах «мухлюет».
