Блог оценщика Как начать зарабатывать в сети интернет:полные пошаговые методики
Продолжаем говорить на тему Основная особенность этой системы – упор на согласование документов и вообще на юридическую и документальную часть оформления сделок.
Например, Вам необходимо согласованный документ отослать менеджерам по продажам. Если Вы будете каждый раз вручную пересылать документ юристу, бухгалтеру, финн. директору и т.д., чтоб потом отправить его продажникам, то сильно проиграете во времени. Гораздо проще настроить систему, которая будет переправлять документ по прописанным специалистам, и лишь после их проверок направлять в конечное подразделение. До согласования со специалистами система не пропустит туда документацию.
Согласование условий аренды.
Согласование договора с поставщиком.
Согласование платежа.
Согласования в системе применимы не только в отношении сотрудников, но и в отношении внешних участников, например, клиентов. Нередко возникает необходимость скоординировать детали заказа с клиентом. И здесь срабатывает такая же схема согласований, что и в случаях с договорами – заказ вступает в силу лишь после того, как обе стороны согласовали детали. Также в такой совместной постановке заказа могут участвовать несколько специалистов с обеих сторон.
Маршрутизация.
Именно через составление и редактирование маршрутов программа и определяет то, на какой стадии и какому подразделению, и специалисту направлять документацию. Чтобы запустить этот процесс, необходимо заполнить форму и задать путь как на скриншоте ниже.
В любой момент Вы можете и поменять маршруты и шаблоны, а также и вовсе их удалить через редактор шаблонов.
Операции производятся через вкладку «Изменить шаблон».
Общая автоматизация.
Вообще автоматизирование процессов – основная особенность Pyrus. То есть, Вы изначально задаёте этапы некоторого бизнес-процесса, а система уже потом сама контролирует их прохождение. Например, Вы нанимаете новых сотрудников. Эта задача состоит из таких подзадач, как:
- составить текст объявления;
- согласовать его с HR;
- подать объявление на соответствующие ресурсы;
- отобрать кандидатов на собеседование;
- провести собеседование;
- выбрать кандидата.
После того, как Вы пропишете все эти этапы, планировщик будет контролировать их исполнение, направляя уведомления соответствующим специалистам (например, офис-менеджеру – составить и подать объявления, менеджеру по подбору – подобрать кандидатов и провести собеседования).
Вообще шаблоны и маршрутизаторы позволяют существенно сократить длительность и повысить точность организации работы. Например, Вам необходимо получить резюме от соискателя. Он может выслать его в какой-то своей форме, а может заполнить по Вашему шаблону. Второй вариант лучше, потому что после этого CRM направит заполненный формуляр Вашему специалисту по подбору персонала, который в свою очередь ответит кандидату завуалированным отказом, либо датой и временем встречи.
Делегирование задач.
Ежедневно в Вашей компании возникают сотни задач. И если они будут все стоять в Вашем списке, то Ваше внимание будет рассеиваться. В Pyrus при перепоручении части задач они тут же исчезают с Вашего аккаунта и появляются в учётной записи соответствующего сотрудника. И только когда это поручение выполнено, у Вас оно появляется в поле соответствующих уведомлений.
Отложенные задачи.
Проблема некоторых систем управления бизнесом такова, что в них сначала пропишут +100500 дел, а затем этот список мельтешит перед руководством и сотрудниками, нагружая их психологически. Пока время задачи не пришло, она будет сокрыта, а как только наступит необходимость в напоминании, Pyrus активирует её и выведет в список текущих дел.
Поисковая система.
В отличие от многих сайтов, где строка поиска чисто формальная, в Pyrus поиск работает реально. Благодаря этому Вам не нужно будет лазить по каким-либо папкам, подразделам при необходимости найти некий конкретный файл, пользователя и т.д. Как только Вы вобьёте в строчку первые буквы, система сама выдаст релевантные наименования.
Мобильное приложение.
В отличие от Planfix Pyrus предоставляет возможность скачать мобильное приложение на телефон, которое позволит всем сотрудникам быть на связи. Нередко при работе в подобных системах подчинённые начинают увиливать от заданий под предлогом (я слишком поздно заметил, вчера не зашёл на сайт/не включал компьютер и т.д.). Так вот, обязав установить приложение, Вы будете знать, что сотрудник гарантированно получил уведомление о задании, которое Вы ему поставили.
Боты.
Система позволяет создавать виртуальных электронных сотрудников, которые могут брать на себя простые операции (разослать смс, проконтролировать превышение лимита расходов, сверить квитанцию на наличие идентичных копий и т.д.). Функции ботового аккаунта Вы прописываете сами при его регистрации. Всего одна организация может завести не более 100 ботов.
Стандартные возможности.
Помимо особых специфических отличий Папирус (именно так называется компания, выпускающая эту CRM) обладает целым рядом стандартных и что важно полезных возможностей.
Объявления по всей компании.
Если Вам или кому-либо из Ваших сотрудников необходимо сделать объявление сразу по всему отделу или всей компании, можно воспользоваться этой возможностью.
Более того, Вы можете установить и срок действия объявления – если необходимо, чтобы оно держалось, к примеру, сутки, установите соответствующее временное ограничение, и через сутки оно закроется автоматически. А так при желании Вы можете и вручную закрывать объявления.
Распределение ролей.
Помните, я говорил, что идеальный бизнес выглядит так: если вдруг некий сотрудник ушёл, на его место можно спокойно поставить «человека с улицы», который по прописанным алгоритмам станет делать работу не хуже прежнего. Вкладка «Роли» позволяет приблизиться к этому идеалу.
Работает это так: некоторому сотруднику можно присвоить несколько ролей. Например, менеджеру по продажам можно присвоить и роль коммерческого директора, которая неактивна, пока её выполняет сам коммерческий директор. Однако если последний заболеет, уйдёт в отпуск или по иным причинам не сможет выполнять свои обязанности, система переведёт задачу на того сотрудника, которому эта роль присвоена. При маршрутизации система будет учитывать роли пользователей.
Удобный сервис, я работаю офис-менеджером и очень бы хотела, чтобы у нас в компании существовала вот такая автоматизированная система документооборота, тогда уже мне не придется вести этот журнал вручную и запоминать что, кому и когда я передавала на согласование. Да и генеральный директор при входе в систему сразу будет видеть у какого сотрудника «завис» договор на рассмотрении
Давно пора заменять бюрократическую канитель на такие вот автоматизированные системы. Технологии же позволяют. Однако косность мышления некоторых начальников тормозит технический прогресс. Правда к подобной системе должны быть высокие требования по надежности. Иначе сбой системы может повлечь за собой торможение либо остановку всего процесса. А в случае выполнения срочных проектов это может серьезно повредить делу.
Автоматизации дорогу, давно уже нужно это сделать, я всеми руками поддерживаю. Я думаю боты уж точно халтурить не станут, что не скажешь о характере людей. Да и сам процесс я думаю побыстрее пойдет. Ну я так прочитав все это тоже нашел и некоторые недостатки, а точнее нюансы. Вот смотрите, если система даст сбой, то на ее восстановление до автоматизма понадобится намного больше времени, чем это было бы с реальными людьми.
Все таки CRM очень хорошо позволяет скоординировать работу команды. Когда у нас в офисе не был подключен CRM все сидели и не знали чем им заняться. А после введения стало заметно как дисциплина повысилась и продаж больше стало просто потому что есть четкое распределение обязанностей. Плюс очень удобно вести учет, составлять клиентскую базу. Наглядно видно многое из того, что пришлось бы анализировать самим намного больше времени, чем это делает сама программа.