Воскресенье , Июль 23 2017

БУХГАЛТЕР ОБМАНЫВАЕТ

Не каждый, не всех и не всегда,но это слабенькая гарантия для тех,кто доверяет бухгалтеру деньги.
Обманывает даже бухгалтер-знакомый и бухгалтер-родственник. А кто не обманывает, может честно ошибиться в расчетах и заработать санкции налоговой.
Что еще хуже — работа бухгалтера для многих кажется темным лесом, отчего проверять ее кажется запредельно сложной задачей. На самом деле нет.

Контроль денег

Чтобы контролировать деньги, ограничьте или усложните процедуру их снятия и перевода. Сделайте так, чтобы без подписи руководителя деньги не уходили.

Если расчетный счет подключен к клиент-банку, необходима двухшаговая система подтверждения платежей. Один из вариантов — два ключа с подписями: один у бухгалтера, второй у руководителя. Бухгалтер создает платеж и подписывает своей подписью, а руководитель проверяет и подписывает платежи своим ключом.

В такой ситуации я не рекомендую подписывать документы целым списком. Лучше потратить немного времени, но открыть каждую платежку и увидеть, куда, кому и за что отправляется платеж. Да, это займет больше времени. И, да, это обезопасит ваш расчетный счет.

В некоторых системах платежи создаются без ключа с подписью (по логину и паролю), но «уйдут» только при наличии электронной подписи руководителя. Ключ подписи хранится на флешке. Не оставляйте флешку на постоянное место жительство в бухгалтерском компьютере.

НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ФЛЕШКУ НА ПОСТОЯННОЕ МЕСТО ЖИТЕЛЬСТВО В БУХГАЛТЕРСКОМ КОМПЬЮТЕРЕ

В некоторых системах перед платежом руководителю приходит смс-пароль, после ввода которого банк исполняет платеж. Узнайте в своем банке, оказывают ли они такую услугу.

Если речь о наличных деньгах, которые снимаются по чековой книжке, то здесь рекомендация такая: не держите чековую книжку с заранее подписанными листами.

Если в компании есть корпоративная карта, к ней следует подключить лимит расходования. Можно также попробовать защитить ее смс-паролем, но в большинстве банков это работает только для интернет-платежей.

Контроль отчетности

Все знают: отчетность должна быть сдана в сроки, установленные законодательством. Иначе будут штрафы и повышенное внимание налоговой со всеми вытекающими последствиями.

Но не все знают, что некоторые бухгалтера сначала сдают абы-какую декларацию (главное — вовремя) а потом отправляют «уточненку» — правильную декларацию, но уже после срока сдачи отчетности. И все бы ничего, ведь за это не штрафуют, но зато из-за такой самодеятельности организация может попасть на карандаш налоговой. Удачи на проверке.

ЧТОБЫ ПРЕДОТВРАТИТЬ ПЕЧАЛЬНЫЙ ИСХОД

Самостоятельно подписывайте отчетность, даже электронную.
Имейте перед глазами календарь подготовки и сдачи отчетности с утвержденными сроками. Сверяйтесь с ним, когда подписываете отчетность.
Отмечайте в календаре, что и когда сдано. Так и вы увидите общую картину, и бухгалтер поймет, что вы контролируете процесс. Поручите бухгалтеру составить календарь на год вперед.

Контроль налогов

Если при слове «налоги» вы подумали «минимизация» (то есть, конечно, «оптимизация»), вы не одиноки. Это разумно. Но пусть минимизацией занимается не тот, кто ведет учет. Это отдельная и сложная тема.

Начнем с более простых вещей. В налогах ваша первая задача — выстроить процессы так, чтобы налоги оплачивались:

1.Вовремя — чтобы не платить потом пени;
2.Без ошибок в платежных документах — иначе будет считаться, что налог не оплачен.
Для этого закрепите в обязанностях бухгалтера своевременное предоставление информации о начисленных налогах (сроки поставьте на пару недель раньше предусмотренных законодательством, если для оплаты нужно аккумулировать средства на счете). Раз в год давайте задание сверять взаиморасчеты с налоговой. Отчет на стол.

Как работать с бухгалтером

Цель всех этих действий — показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и вникаете в процесс. Это многократно снижает шанс обмана. Вы удивитесь, как мало предпринимателей готовы в вникать в работу бухгалтера, а ведь это элементарные правила финансовой безопасности.

Не стесняйтесь своей некомпетентности и задавайте много вопросов. Вы не должны разбираться во всем, для этого и существуют профессионалы.
Не стесняйтесь проверять работу бухгалтера. Приглашать аудитора часто бывает излишним, но не отказывайтесь от этой идеи окончательно. В проверке нет ничего постыдного.
Договоритесь об ответственности со стороны исполнителя за его ошибки, из-за которых организация несет потери. Пропишите в договоре штрафы бухгалтера за штрафы налоговой.

НЕ СТЕСНЯЙТЕСЬ СВОЕЙ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ И ЗАДАВАЙТЕ МНОГО ВОПРОСОВ

Смотрите также

Как правильно продавать оценочные услуги и выжить в кризис оценщику?

В данной заметке я затрону важные вопросы, которые почему-то большинство оценщиков стараются не замечать. И …

2 комментария

  1. Варвара

    У нас был печальный опыт работы бухгалтера. Как оказалось, отчеты сдавались не вовремя и с ошибками, документация не велась. Хотя подписывать документы мог только руководитель, все равно было много проблем и без этого. Аудиторов не приглашали, а зря. В итоге после его годовой «работы» еле нашли бухгалтера, который согласился навести порядок. Найти действительно хорошего специалиста — это очень непросто.

    Ответить
  2. Эта статья превосходна для тех, кто собирается начать или только начал свой бизнес, впрочем, как и многие другие. Начальник наш, добрый человек, позволяет нам немного «распуститься». Что насчет бухгалтера нашего, то не знаю, мы все с ним вроде дружим, но, как сказано выше, «обманывает даже бухгалтер-знакомый и бухгалтер-родственник». Думаю, стоит показать это боссу. Может наведет порядок в бухгалтерии. И вообще сайт отличный. Всем советую!

    Ответить

Добавить комментарий