Воскресенье , Июль 23 2017
Домой / Предпринимательская деятельность / Как превратить бизнес из суетливой нервной работы в приятное дело.
Как избавиться от нервотрёпки в бизнесе.

Как превратить бизнес из суетливой нервной работы в приятное дело.

Здравствуйте. На этот раз мы поговорим о том, как превратить бизнес из суетливой и нервной работы в приятное дело, которое раскрывает ваши способности и таланты.

 

Каковы наиболее частые причины беспорядка в бизнесе?

  • Не поставлен учёт клиентов. Здесь имеются в виду, не только случаи, когда учёт клиентов вообще отсутствует, но и те случаи, когда он плохо поставлен. То есть, какой-то учёт вы вроде бы ведёте, но при этом он совершенно не позволяет вам оперативно отыскать необходимый клиентский сегмент, сделать выборку, и разослать в выбранную группу специально заготовленное предложение.
  • Учёт всех клиентов ведётся менеджером. Часто бывает такое, что бизнесмен сам не может поднять данные о своих клиентах по причине того, что учёт клиентов ведёт менеджер по продажам. На самом деле это очень плохой вариант, поскольку (я не раз об этом уже говорил) менеджер по продажам легко может увести клиентскую базу, так как имеет навык работы с этими клиентами, а также хорошо с ними знаком лично. Вместо этого, учёт клиентов должен вести человек, который сам непосредственно с клиентами не работает.
  • Незаменимые сотрудники. Если сотрудник ощущает свою незаменимость и важность, он начинает диктовать условия, которые для вашего бизнеса являются крайне невыгодными. Например, он может потребовать непомерно большую зарплату, которая просто разорит ваш бизнес. И вы будете вынуждены ему поднять зарплату, иначе он уйдёт, и для вашего дела настанут трудные времена
  • Сложности управления сотрудниками, которые находятся на выезде. Это могут быть сотрудники, которые выехали в некоторую точку города, и непонятно теперь, как давать им распоряжения так, чтобы они выполнялись. Ещё сложнее понять то, а действительно ли они посетили только нужные места города, где они вообще были, и сколько «лишних» шагов сделали.
  • Бардак с делами, приказами и проектами. Например, вы отдали распоряжение, а потом не знаете о том, выполнено оно или нет. Либо, ваши сотрудники вроде бы начали какой-то проект, но потом вам вообще неизвестно, что с этим проектом, как он идёт, есть ли успехи и т.д. Кто конкретно отвечает за ведение проекта вам тоже непонятно.
  • Сотрудники много времени проводят в интернете. Это тоже большая проблема, так как производительность труда вашего персонала от этого резко снижается. Кроме того, солидная часть бюджета вашей компании идёт на оплату интернета для соц. сетей, развлекательных сайтов и т.д. Дело в том, что если в компании есть интернет, то очень часто он используется не по назначению.
  • Обучение новичков занимает много времени. Часто на это уходит не только много времени, но и много сил ваших руководителей, или профессиональных сотрудников. отдача же от таких новичков часто не окупает затраты на них (например, если обучившись в достаточно степени, они уходят из вашей компании).
  • Непонятно кто как работает. То есть, вы не можете понять, какой из ваших сотрудников какой вклад вносит в дело вашей компании. Соответственно, вам непонятно, кого стоит уволить, кого поощрить, кого повысить и т.д. Самое плохое в этом то, что вам при работе с кадрами придётся опираться на мнение коллег этого сотрудника, бухгалтеров, которые не могут давать объективных оценок. Как результат, такой подход ведёт к беспорядку.

Из этого всего вытекает следующая главная проблема: когда  вы приходите к себе в офис, вы начинаете заниматься не вопросами развития бизнеса, а вопросами решения всевозможных проблем. Как результат – бизнес стоит на месте, хотя проблемы этого бизнеса постоянно решаются.

Если в вашем бизнесе наблюдаются такие тенденции, то чтобы их переломить, необходимо внедрить систему, которая позволит реализовать ряд шагов.

Как шаги необходимо сделать?

Чтобы упорядочить бизнес, ваша система должна реализовать следующие пункты:

  • Закрыть сотрудникам доступ в интернет.
  • Ставьте задачи вашим сотрудникам не по телефону, а в специализированной программе или системе (например, в системе «Простой бизнес»).
  • Пользуйтесь календарём и напоминалками.
  • Работайте со списками и карточками клиентов.
  • Разграничьте доступ к вашим клиентам и проектам.
  • Внедрите IP-телефонию.
  • Настройте полуавтоматические отчёты.
  • Пользуйтесь шаблонами документов.
  • Используйте базу знаний.

Все эти функции можно реализовать самостоятельно, а можно воспользоваться системой «Простой Бизнес», которая их несёт в себе.

Разберём каждый пункт подробнее

Закрыть сотрудникам интернет

Необходимо закрыть доступ в интернет вашим сотрудникам по максимуму, но без вреда для выполнения ими своих рабочих обязанностей. Например, если они работают только с электронной почтой, то следует им оставить только почту, а ко всему остальному доступ необходимо перекрыть. Если они ведут переговоры по скайпу с клиентами, то и следует им оставить один лишь скайп.

В системе «Простой бизнес» для этого предусмотрен внутренний менеджер, при помощи которого легко можно оставить на том или ином компьютере доступ лишь к почте, либо скайпу, либо рабочим сайтам.

Ставьте задачи не по телефону, а в специализированной программе

Когда вы звоните сотруднику по телефону, и говорите «Сделайте то-то и то», вы не можете проконтролировать выполнение работы. Более того, вы не сможете за одну секунду узнать, выполнено задание, или нет, поскольку для этого вам придётся звонить и спрашивать этого сотрудника о выполнении задания. Если же вы ставите задачу в программе, а в качестве контроля её выполнения проставляете требование прислать файл, то контролировать выполнение задания гораздо легче.

В системе «постоянных клиентов» отчёт о сотрудниках выполнивших и не выполнивших задание готовится автоматически, поэтому вы в любое время можете зайти в соответствующий раздел и просмотреть, кто выполнил работу, а кто – нет.

Пользуйтесь календарём и напоминалками

Чтобы всё и всегда выполнялось в срок, необходимо пользоваться календарём и напоминалками, причём не только для постановки задач себе, но и для постановки задач своим сотрудникам. Например, вы знаете, что 12-го февраля в 5 часов вечера прилетает деловой партнёр, которого необходимо встретить. Это значит, что вы ставите напоминалку на 12-е февраля час дня, чтобы отдел, отвечающий за приём делового партнёра начал приготовления.

Также можно ставить напоминалки на просроченные задачи, чтобы возвращать сотрудников к их выполнению, поскольку если не припомнить о несделанной задаче, сотрудник вряд ли когда-нибудь вообще к ней приступит.

Работайте со списками и карточками клиентов

Работа со списками и карточками клиентов позволит сильно упростить взаимодействие с клиентами. Например, в системе «постоянных клиентов» зайдя в карточку клиента, ему можно оттуда позвонить, отправить смс или электронное письмо, уведомить о персональном предложении и т.д. Отбирая клиентов в списки по определённым критериям, вы сможете готовить для них специальные предложения, акции, бонусы и т.д. Кроме того, вы можете поручить работу с клиентами своим сотрудникам, зная, что система не покажет им номера клиентов.

Разграничьте доступ к вашим клиентам и проектам

Если ваш менеджер по продажам работает с некоторой базой клиентов, пусть с этими клиентами он только и работает. Новых клиентов по возможности добавлять ему не надо. Если некоторому отделу поручена работа над проектом, пусть сотрудники этого отдела и имеют доступ только к этому проекту и соответствующим данным.

Пользуйтесь IP-телефонией

IP-телефонией называется телефонная связь через компьютер. То есть, вы можете позвонить на некоторый номер по телефону (стационарному или сотовому), а можете сделать звонок через компьютер. IP-телефония располагает гораздо более широкими возможностями, нежели обычная телефонная связь, а обходится при этом гораздо дешевле.

Во-первых, при IP-телефонии вы можете приобрести внешний номер для своей компании, на который и будут поступать звонки от клиента. Это полезно по следующим соображениям: звонок на внешний номер адресуется некоторому сотруднику. Если этот сотрудник не ответит на него, звонок переадресовывается вам, либо контролирующему лицу. Соответственно, вам уже будет проще знать о том, кто отвечает, а кто не отвечает на звонки.

В системе «постоянных клиентов» есть возможность настройки адресации звонков и по времени. Например, вы можете сделать так, чтобы до 18:00 все звонки направлялись менеджеру, а после этого времени – лично вам (либо тому же менеджеру на мобильный). Можно сделать такие же настройки переадресации и по дням недели.

Также есть возможность мгновенного соединения звонящего клиента с другим отделом.

Но самое важное, что можно получить благодаря IP-телефонии – запись телефонных разговоров. Благодаря этой функции вы всегда будете знать, какие конкретно навыки разговора следует подтянуть тому или иному менеджеру. Возможно, кто-то из ваших менеджеров уволится, и это лишь оздоровит обстановку в вашей компании, так как увольняются в таких случаях обычно недобросовестные сотрудники.

Настройте полуавтоматические отчёты

Это возможно лишь при использовании системы «постоянных клиентов». Настроив эту функцию, вы сможете видеть, чем занимались ваши сотрудники в определённый промежуток времени, и кто что успел сделать. Это может быть представлено в виде таблицы со списком сотрудников и сделанных ими звонков, переговоров, заключённых контрактов и т.д.

Причём, некоторые моменты в отчётах ваши сотрудники должны прописывать самостоятельно. И именно поэтому необходимо им настроить такую форму отчётов, которую они смогут заполнить за несколько минут, так как если вы обяжете их каждый день писать отчёты, на заполнение которых будет уходить час и более, точность этих отчётов сойдёт на нет.

И, конечно же, отчёты должны отправляться каждый день.

Пользуйтесь шаблонами документов

Шаблоны можно прописывать не только для отчётов о проделанной работе, но и для многих других документов (договоров, контрактов и т.д.). Шаблоны, во-первых, сильно ускоряют работу над документом, а во-вторых, снижают процент ошибок. Кроме того, по ним быстро можно понять, насколько они хорошо работают, и в каких местах нуждаются в корректировке.

В системе «постоянных клиентов» по этой части предусмотрены готовые шаблоны подобного рода документов, а также гибкие возможности по их корректировке. Кроме того, есть функция и по созданию новых шаблонов для документов.

Используйте базу знаний

Бывает так, что нужную по работе информацию необходимо искать в интернете. Чтобы так не происходило, и информация находилась легко и оперативно, необходимо располагать базой знаний. Кроме того, любая информация должна находиться легко и быстро. Например, к вашему менеджеру по продажам звонит клиент, и спрашивает о наличии товара на складе. Правильная база знаний позволит вашему менеджеру тут же ответить на этот вопрос, не прерывая разговора с клиентом.

 

Смотрите также

Нужны ли эти ограничения: примеры дискриминации соискателей по возрастному признаку.

Нужны ли эти ограничения: примеры дискриминации соискателей по возрастному признаку.

Существует целая категория ограничений при принятии на работу, которые вызваны не здравым смыслом, а предрассудками. …

10 комментариев

  1. Александра

    В любом случае как бы мы ни оптимизировали свою предпринимательскую деятельность, она все равно будет напряженной и достаточно сложной, так как именно от нашей работы во многом зависит прибыльность нашего бизнеса, и всегда этот бизнес будет заставлять переживать и нервничать. Конечно же облегчить некоторые задачи себе можно и нужно это делать, но основная часть забот все равно будет нас качаться так как успешность деятельности,которой мы занимаемся всецело зависит от нас.

    Ответить
  2. Упорядоченность и слаженность рабочего процесса однозначно, зависит от руководства. Коллектив, конечно же, нельзя подавлять диктаторскими требованиями, но и «слабинку» нельзя показывать. На мой взгляд, требования к сотрудникам должны быть безоговорочными. Ведь многое, как ни крути, зависит от рабочей дисциплины: и быстрота выполнения работы, и ее качество.

    Ответить
  3. Николай

    Много хороших положений. Да в принципе все положения способствуют улучшению климата в коллективе и развитию бизнеса. В то же время, их реализация в любом коллективе требует знаний, значительных организационных усилий, времени на перестройку. Мне кажется, что наиболее сложными являются нововведение связанные с решением технических вопросов, с перераспределением задач персоналу и с организацией работ с документацией и отчетами.

    Ответить
  4. Думаю один их самых сложных моментов это разграничение работы с клиентской базой. Немало сфер где менеджеры откровенно «уволят» базы на новое место работы и сложно что-либо с этим поделать — чем стандартнее оказываемая организацией услуга или продаваемый продукт тем болезненней стоит этот вопрос.

    Даже риэлторы и то умудряются уходить с базами и обзванивать всех клиентов по сдаваемым квартирам, а ведь владельцам квартир, по сути, всё равно кто сдаст им квартиру — фирма, услугами которой он пользовался несколько лет или риэлтор, который уходя прихватил все координаты сдающих недвижимость собственников с собой.

    Ответить
  5. Ирина Петровна

    Офисная работа всегда у всех ассоциировалась с суетой, авралами, во-время невыполненными делами. Очень часто именно такая атмосфера происходит по причине неграмотного распределения обязанностей между сотрудниками, а иногда и из-за перебрасывания начальниками своих обязанностей на подчинённых. Вследствие этого у подчинённого сбивается его график работы, и он может отвлечься от своих прямых обязанностей. Также существует проблема перегрузки работников созданием отчётов. Часто ведь начальство требует «подгонять» отчёт под нужные им цифры, что сбивает с правильного видения своих задач работника. Ну, а самое главное, но и одновременно самое сложное, — это найти людей, которые будут «жить работой», она будет им не в тягость, а наоборот в радость!

    Ответить
  6. Правильный подход, направленный на продуктивную работу, направленный на то, чтобы сотрудники не отвлекались на какие-то личные проблемы. Но все же, мне кажется, если изначально нанимать профессионалов, которые делают качественно свою работу, то и не понадобится к примеру запрещать доступ к интернету. Прежде всего продуктивность зависит от самих сотрудников, а уже потом от условий, в которых они работают.

    Ответить
  7. Считаю необходимым строгий учет отработанного времени и коэфициента полезного действия. К этому добавить стимулирование работников (деньгами, отгулами и прочее) путем диферинцирования, то есть если человек хорошо поработал, то ему можно выдать хорошую премию, если плохо, то оставить его на голом окладе. Думаю это довольно сильно повысит производительность труда у работников.

    Ответить
  8. В принципе, все сказанное в статье верно и реально может помочь увеличить производительность труда и прибыль. Нет ничего хуже, чем директор, который не знает сильные и слабые черты своих работников или не может повлиять на сотрудников, целыми днями зависающих в соцсетях. Главное в этом деле — без фанатизма. Ограничение доступа в интернет может привести к конфликтам и расстроить добросовестных сотрудников, лучше отдельно поговорить с нарушителями и любителями тратить рабочее время на ерунду. Риск того, что менеджер «сольет» базу высок, но иногда сотруднику нужна конкретная нформация о клиентах (например, для проведения презентаций, «холодных звонков»), скрывать ее было бы как минимум странно. Если менеджера клиенты ценят и любят, он все равно сможет их переманить при переходе на новую работу, избежать этого практически невозможно.
    Любые запреты и ограничения должны быть оправданы, иначе сотрудники легко найдут способ их обойти, а начальство уважать перестанут.

    Ответить
  9. Валентин

    Весьма актуальная в наше время тема, и что радует что действительно полезная информация. Я занимаюсь подобным делом какое то время, но нашел много нюансов, на которых я не обращал внимания, и такие, о которых я попросту не знал. Мне бы такую инструкцию в начале моей работы. Бизнес, каким бы он не был, это всегда суета. То ли это какой то конкретный бизнес(фирма, офис и т.д.), то ли это онлайн бизнес, всеравно. Но если грамотно подходить к делу, то действительно можно перевести его в более спокойный и легко контролируемый процесс.

    Ответить
  10. Добрый вечер!Статья очень занимательная. На мой взгляд, предпринимательская деятельность это очень непросто. Большинство моих родственников пытаются(пытались) построить, так сказать, «свой» бизнес, и не у всех получилось. Так вот момент, мне кажется, чтоб персонал исполнял свои обязанности, нужно содержать их в тех условиях, в которых хочется действительно работать. У персонала обязательно должен быть обед, вода, чай, кофе, это мелочи, но они приятны. Допустим, можно ввести систему начисления баллов, для выдачи премии, соревновательный момент, так сказать. Но не доводить до конкуренции и ненависти. А самое главное следить за собой, и тоже работать и понимать, что от тебя требуется, а не просто раздавать задания, и командовать.

    Ответить

Добавить комментарий