Четверг , Октябрь 19 2017
Работа со сроками

Работа со сроками.

Поручая ту или иную работу кому-либо хотя бы раз в жизни, Вы наверняка сталкивались с задержкой или вовсе срывом сроков. Вообще, исполнитель, делающий работу в срок, и тем более, раньше срока – очень редкое исключение.

Поэтому первое правило, которые Вам стоит усвоить: «К тем срокам, которые оговаривают подчинённые/фрилансеры нужно добавлять порядка 30% времени». Например, если дизайнер утверждает, что сделает макет брошюры за 10 дней, считайте, что получите Вы этот макет не раньше, чем через 13 дней.

Исходя из этого, всегда ставьте сжатые сроки. Например, статью необходимо сдать на публикацию к концу месяца (до которого ещё дней двадцать). В таком случае, поставьте автору срок выполнения статьи – через неделю. С учётом правок и переправок, а также затягивания сроков как раз к концу месяца статья будет готова.

Психологическая подоплёка срыва сроков.

В семидесятых годах прошлого столетия в советской психологии появился термин «прокрастинация», обозначающий постоянное откладывание человеком на потом некоего важного дела. Обязательные условия прокрастинации – отсутствие лени (то есть, на другие дела, пусть и меньшей важности, у человека есть энергия), понимание важности задачи и сознательное откладывание на потом её выполнения.

Психологи выделяют массу причин такого маниакального откладывания – от низкой самооценки до излишней нацеленности на процесс. Наиболее вероятная – низкая мотивация к конкретному действию, и мнимое ощущение свободности в сроках. Однако универсального рецепта избавления от прокрастинации никем не разработано. А поэтому бороться с ней работодателям лучше всего самыми тривиальными методами – постоянным жёстким контролем и разбиванием задачи на мелкие легко выполнимые подзадачи.

Возьмём пример с тем, что штатному копирайтеру компании поставлена задача по подготовке аналитической статьи на тему «10 лучших видео-регистраторов». Чтобы эта задача была выполнена максимально близко к оговоренному сроку, необходимо выполнить два условия:

Рассмотрим задачу создания статьи о регистраторах по пунктам.

  1. поиск в интернете всех возможных моделей регистраторов, (по интернет-магазинам, блогам автовладельцев и др.). Задача – найти не менее 60-ти разных моделей регистраторов;
  2. обрисовка параметров, важных для регистратора;
  3. создание таблицы и внесение в строки всех имеющихся названий моделей регистраторов, а в столбцы – ключевых параметров каждого прибора;
  4. составление рейтинга регистраторов по каждому из параметров (срок службы, разрешение камеры, объём памяти, наличие детекторов движения и т.д.). Прописывание в столбце приборов в порядке ухудшения параметра;
  5. соотнесение всех рейтингов по каждому параметру и выявление прибора с наилучшим соотношением всех показателей;
  6. последовательный отбор ещё девяти приборов по принципу: «Каждый следующий – чуть хуже предыдущего, но лучше всех остальных»;
  7. вынесение 10-ти лучших в отдельную таблицу с теми же ключевыми параметрами;
  8. определение того, какие вопросы будут раскрыты в описании каждой модели, помимо обрисовки ключевых параметров;
  9. создание описаний каждой модели на основе этих вопросов и распределение их в порядке – от худшей модели к лучшей;
  10. разработка типового введения и заключения (в качестве основы можно посмотреть примеры введений и заключений других аналитических разборов).

На каждый из этих пунктов исполнителю должен быть отведён определённый срок, по истечению которого он должен сдать отчёт о выполнении пункта. Если приучить работать людей по такой схеме, то через некоторое время у них выработаются привычки своевременного выполнения заданий, которые вам будут играть на руку.

Некоторые задания невозможно (или просто нецелесообразно) разбивать на пункты и подпункты. Например, задание «Перепечатать рукописный текст в электронный документ» или «Сделать рисунок для баннера компании» не имеет смысла разбивать на подпункты. В таких случаях, стоит просто отвести срок на выполнение части задания. Например, «Сегодня вечером жду первые десять страниц текста» или «Первый вариант рисунка на баннер». То есть, просто даёте некоторые промежуток времени на часть задания.

Контроль, контроль и ещё раз контроль.

Контроль начинается с себя в том плане, что если Вы сообщили сотруднику о том, что ждёте от него части работы в 5 часов вечера, то в 5 часов вечера Вы ему об этом должны напомнить. Будете забывать эти пункты – сотрудники расслабятся, и перестанут воспринимать всерьёз Ваши слова. Это значит, что Вам потребуется использовать системы напоминания в телефоне или компьютере. То есть, Вы дали некоторое задание – поставили «напоминалку» о времени проверки. Без этой привычки систему пошагового контроля поставить не получится.

Обычно через некоторое время такого неукоснительного контролирования с Вашей стороны сотрудники и исполнители начинают более ответственно подходить к срокам и работе в целом. А это значит, что контроль можно будет впоследствии ослабить. Но поначалу он должен быть максимальным.

Смены и отмены задач.

Нередко сотрудники саботируют ход работы, только потому, что часто им меняют задания, в результате чего приходится отказываться от начатого, и начинать что-либо другое. Например, клиент заказал рекрутинговой компании подбор дизайнера, в результате чего были созданы и размещены соответствующие объявления. Через некоторое время клиент заявляет, что у него изменились обстоятельства, и ему нужен только опытный дизайнер обязательно со знанием Corel Draw. В результате начатая работа оказывается невостребованной, и поисковые мероприятия приходится начинать заново уже несколько другим образом. Видя, что такое положение дел повторяется несколько раз, сотрудники начинают саботировать ход работы, ссылаясь (в своих мыслях) на то, что поручение потом всё равно отменят, так что не стоит и начинать.

Во-первых, необходимо сотрудникам донести мысль о том, что бизнес – область весьма непредсказуемая, и то, что было хорошо и работало сегодня, завтра может оказаться бесполезным и даже вредным. Поэтому отмены будут частью работы, и несмотря на них поручение нужно выполнять немедленно.

Во-вторых, независимо от того, будет ли впоследствии переделываться то. что сотрудник начал или не будет, ему за работу заплатят. Хозяин барин, поэтому и использует рабочее время сотрудника (оплачиваемое, кстати) по своему усмотрению.

В-третьих, как уже говорилось ранее, необходимо дать понять полезность той функции, которую выполняет сотрудник. И увязать эту полезность с теми заданиями, которые он выполняет, которые впоследствии пусть даже и отменяются.

Например, Вы – владелец студии копирайтинга. Дав задание по созданию аналитической статьи про регистраторы сотруднику, Вы объясняете ему почему:

  • нужно найти не менее 60 моделей регистраторов;
  • информация, которую он ищет, должна соответствовать действительности, и подтверждаться в нескольких источниках;
  • во введении должны быть триггеры, цепляющие читателя, и побуждающие читать дальше;
  • в тексте должны быть интересные факты;
  • какие-либо малопонятные слова должны присутствовать в минимальной процентовке, и иметь понятные читателю пояснения.

Это должно быть сделано, потому что:

  • заказчик должен на выходе получить больше, чем он хотел. Тогда он будет ещё и ещё обращаться в компанию, а также будет своим знакомым её рекомендовать. Увеличение числа заказов и повышение их уровня поспособствует росту прибыли, и как следствие – росту зарплаты;
  • если статья будет сделана на высшем уровне, компания сможет брать заказы и более высокого уровня, будучи уверенной в своих силах. Как следствие, весомость бренда и прибыль будут расти;
  • даже если задание будет отменёно или изменёно, Вашу (обращение к исполнителю) начатую работу мы всё равно сохраним в заготовках. А впоследствии Вы её доделаете для портфолио, либо для каких-нибудь новых наших ресурсов.

Человеку важно ощущать, что его труд не игнорируют, а, напротив, уважают. Ещё более важно ощущать то, что его действия имеют смысл. Психолог Виктор Франкл, побывавший в концлагерях, в своём труде по Лого терапии (терапия через придание смысла), пишет, что выживали именно те, кто умел придать смысл той бессмысленной деятельности, которой их заставляли заниматься надзиратели.

Кстати, дав человеку ощутить важность и нужность порученной работы, Вы существенно повысите и вероятность её своевременного выполнения.

Смотрите также

Каков правильный формат поручений?

Каков правильный формат поручений?

Устные поручения – пожалуй, самая ненадёжная форма. Ведь сопряжена она с несколькими факторами, провоцирующими погрешности. …

Добавить комментарий