Четверг , Октябрь 19 2017
Домой / Предпринимательская деятельность / Нормативы и отчётность по выполнению поручений.
Нормативы и отчётность по выполнению поручений.

Нормативы и отчётность по выполнению поручений.

Чтобы чётко видеть продвижение дел в компании, мало требовать простого лишь выполнения заданий начальства и отчётов в духе «сделал – не сделал». Например, если дать поручение дизайнеру «Создать рекламный баннер для представления компании в группах соц. сетей», он может разработать этот баннер на следующий день, либо через месяц, а может и через полгода. Да и сам баннер может быть как цепляющим, ярким, передающим в простой картинке самую суть, так и блёклым, безвкусным, унылым.

В связи с этим рассмотрим два параметра любых нормативов:

  • Количество;
  • Качество.

Возьмём пример задания секретарю: «Найдите мне 100 компаний, являющихся нашими потенциальными клиентами, и составьте список».

Вариант первый: он нашёл лишь 96 компаний, составив из них список. Значит, количественную часть не выполнил полностью, и от него требуется найти ещё 4 компании.

Вариант второй: он нашёл 100 компаний, и сделал список, в котором фигурирует лишь их название (больше ничего). Это означает, что он не выполнил качественную часть задания – продажнику таким списком будет очень неудобно пользоваться, т.к. придётся самому заново искать контакты компаний, и поднимать о них информацию.

Именно для отчётности по качеству выполняемой работы и необходим шаблон. В случае с поиском базы компаний-клиентов таким шаблоном может быть таблица со столбцами:

  • название компании;
  • корпоративный телефон/телефоны;
  • иные контакты (почта, скайп и т.д.);
  • номера отдельных сотрудников (если имеются);
  • профиль деятельности;
  • сайт.

Соответственно, заполненная таблица и будет показывать то, выполнено или не выполнено задание. Такую таблицу можно поместить и в онлайн-документ, чтобы прослеживать ход её заполнения (если задание объёмистое и за один день его не выполнить). Хотя обычно отчёты о выполненной работе сдаются каждый день. В некоторых случаях применяется практика написания еженедельных отчётов (обычно это в компаниях, ведущих бизнес по продажам техники, поставкам сырья и иным сложным сделкам).

Шаблоны отчётов.

Рассмотрим несколько примеров шаблонов для каждодневной отчётности.

Шаблон отчёта дизайнера.

Список выполненных проектов (краткое название, 1-2 слова)…

Что (какой смысл) передаёт макет каждого проекта (в двух словах к каждому)?

Что конкретно в дизайнерской работе должно зацепить (просто название элемента картинки)?

Шаблон отчёта менеджера по холодным звонкам.

Список компаний, в которые Вы звонили (просто скопируйте из базы обзвона те компании, в которые Вы сегодня звонили)…

Список компаний, с директорами которых назначили встречу…

Компании, которым отправили коммерческое предложение…

Компании, которым не удалось дозвониться…

Шаблон отчёта HR-менеджера.

Список Ф.И.О. кандидатов:

  • приславших резюме…
  • приглашённых на собеседование…
  • пришедших собеседование…
  • принятых на работу/приглашённых на повторное собеседование к гендиректору…

Опубликованные сегодня вакансии (рядом с каждой вакансией список ресурсов, на которых она публиковалась)…

Шаблон отчёта директора цеха.

Наименование и количество выпущенной продукции…

Наименование и количество бракованных изделий…

Наименование и расход сырья…

Как проверять правдивость отчётов?

У некоторых бизнесменов на предложение ввести ежедневную отчётность тут же возникает вопрос: «А как я их проверять буду? Они же могут просто от фонаря написать туда что-нибудь, и будет выглядеть так, как будто усердно работали».

Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к примеру. Допустим, менеджер по продажам на протяжении недели пишет в отчётах по 3-4 встречи каждый день. А количество закрытых сделок за всё это время равно нулю. Отсюда два вывода: либо он просто приписывает себе эти встречи, либо он крайне неэффективно общается с клиентами.

При желании можно проверить эту информацию, позвонив клиентам, и если реально окажется, что он на все встречи ходил, но ничего не закрыл, то его придётся проэкзаменовать и затем провести тренинг по общению с клиентами.

Другой пример: менеджер по холодным звонкам пишет, что выслал 40 коммерческих предложений. Вы смотрите в почтовый ящик (а отправлять эти КП разрешается только с корпоративного ящика), привязанный к CRM, и видите, что с него не отправлено ни одного письма за отчётный день. Вывод – сотрудник в отчётах «мухлюет». 

Смотрите также

Каков правильный формат поручений?

Каков правильный формат поручений?

Устные поручения – пожалуй, самая ненадёжная форма. Ведь сопряжена она с несколькими факторами, провоцирующими погрешности. …

Добавить комментарий