Вторник , Сентябрь 26 2017
Домой / Предпринимательская деятельность / Основная формула любого успешного поручения.
Основная формула любого успешного поручения

Основная формула любого успешного поручения.

Нанимая сотрудников и давая им поручения, бизнесмены обычно сталкиваются с четырьмя основными загвоздками:

  • некорректное выполнение поручений. То есть, сотрудники выполняют не совсем то (или совсем не то), что им было поручено. Например, СММ-менеджеру было поручено разместить, анонс мероприятия на Facebook, VK, Instagram и LinkedIn, указав конкретных ведущих мероприятия. Он же разместил лишь на VK и Instagram, причём, не указав ведущих.
  • срывы сроков выполнения поручения. Обычно руководители мало контролируют ход выполнения задачи, чем и пользуются нерадивые сотрудники. Самая частая причина срыва сроков – откладывание на потом (эдакий, синдром студента). Пока сотрудников мало, контроль выполнения поручений не отнимает слишком много времени. Однако при размере штата от 10 человек и более, контролировать у каждого из них выполнение задачи слишком затратно по времени.  
  • ссылка на забывчивость руководителя. Иногда для увиливания от тех или иных поручений, сотрудники просто откладывают их выполнение в долгий ящик неопределённости. И стараются об этом молчать в надежде на то, что о поручении будет забыто.
  • выискивание неточностей. Ещё один трюк для увиливания от поручений – спор с руководителем о том, что он не давал тех или иных поручений, либо не уточнял некоторые детали. В первом примере с СММ-менеджером это может выглядеть в двух вариантах:
    • o «Вы не говорили, что нужно размещать этот анонс в соц. сетях»
    • o «Вы не указали, что это нужно сделать в Facebook и LinkedIn. И не говорили, что обязательно указывать ведущих»

Обойти эти тормозящие бизнес препятствия можно путём соблюдения ряд несложных принципов. Причём, они справедливы для работы с сотрудниками любых типов: как со штатом в офисе, так и с удалёнными специалистами.

Принцип № 1 – предельная детализация поручения.

Поручение, которое будет исправно выполнено должно быть предельно понятным даже школьнику. А для этого его необходимо максимально детализировать. Рассмотрим пример обобщённого поручения (которое, скорее всего, будет выполняться через пень-колоду) и детализированного поручения, которое понятно даже непрофессионалу.

«Андрей, заведите в Facebook публичную страницу нашей компании, и выложите туда информацию о всех наших продуктах, услугах и акциях».

«Андрей, откройте в Facebook публичную страницу (именно публичную страницу, а не группу) нашей компании. Название пропишите точь-в-точь также, как и на нашем сайте. В описании страницы расскажите, что группа посвящена нашей компании, в ней будут публиковаться наши новости, продукция, а также познавательные статьи, рассчитанные под нашу елевую аудиторию. Про нашу целевую аудиторию спросите у маркетолога. Пост с перечислением продукции и фотографиями сделаете закреплённым, а новости скопируете с нашей страницы новостей. Заголовок каждой новости сделаете заглавными буквами. Сделано это всё должно быть сегодня до 5-ти часов вечера. Когда приду, проверю Вашу работу». В этом варианте это ещё и прописывается на бумаге/word-документе, оставаясь памяткой Андрею.

У некоторых бизнесменов по этому пункту возникает возражение такого толка: «Быстрее и проще самому сделать, нежели чем прописывать всё так подробно». На самом деле, это применимо лишь к однократному поручению, и то не всегда (например, на то, чтобы прописать второй вариант задания уйдёт не более 15 минут. А на выполнение этого задания уйдёт не менее 2-х часов).

В долгосрочной перспективе сотрудники постепенно научаются сами определять необходимые частности при выполнении того или иного задания, так что со временем достаточно будет лишь общего указания.

Принцип №2 – только одно ответственное лицо.

Следует помнить, что понятия «командная задача» и «коллективная работа» хороши лишь тогда, когда в этих командных задачах и коллективных работах каждая конкретная операция закреплена только за одним лицом. А по возможности некоторый спектр работ в рамках одной задачи должен выполняться одним лицом. Иначе контроль хода работ и спрос с исполнителей при невыполнении вызовут сильные затруднения.

Принцип №3: крупная задача – это набор мелких подзадач.

Нельзя сходу одному сотруднику поставить задачу типа «Привлеки клиентов в нашу компанию». Вместо этого необходимо разработать конкретный план мероприятий (каждое из которых будет отдельной задачей для отдельного сотрудника), который приведёт к увеличению клиентской массы.

Например, планом мероприятий по привлечению клиентов может список следующих направлений:

  • холодный обзвон и назначение встреч;
  • выбор релевантных заданий на сайтах по фрилансу;
  • настройка контекстной рекламы;
  • настройка тизерной рекламы;
  • настройка баннерной рекламы в соц. сетях;
  • отбор групп и публичных страниц в соц. сетях для рекламы;
  • ведение публичной страницы компании в социальной сети;
  • публикации гостевых постов на релевантных ресурсах.

Принцип №4 – нормативы.

Допустим, каждый пункт из вышеперечисленных Вы поручили одному конкретному сотруднику. Возникает вопрос – а выполняет ли сотрудник толком свою работу или нет. К примеру, менеджер по продажам делает один холодный звонок в день, а компания от его работы вообще ничего не чувствует. Или поставил менеджер по контекстной рекламе одно объявление в интернете по десятку ключевых слов, после чего фирма ждёт клиентов. Один день, второй, третий день ждёт…

Исходя из этого, становится понятной необходимость постановки нормативов. Например, в продвинутых компаниях норма по количеству холодных звонков в день – 45-60. Такие цифры берутся не с «потолка». В среднем, для получения одного заказа (согласно усреднённой статистике) необходимо провести 2 встречи, которые можно «собрать» с 20 звонков. С учётом того, что компания без потерь качества может выполнять до 100 заказов в месяц, для получения этих 80-90 заказов, необходимо делать 1600-1800 звонков в месяц.

Принцип №5 – цель определяет качество результата.

Какое задание Вам было бы проще и приятнее выполнять? Бесцельное, и непонятно для чего порученное? Или всё-таки имеющее конечную цель и перспективу? Очевидно, что второе. Поэтому для повышения качества работы сотрудникам необходимо давать развёрнутые ответы на следующие вопросы:

  • для чего дано это задание;
  • как оно поможет всему делу, и как оно поможет исполнителю лично;
  • почему от исполнителя требуется именно тот результат, который ему обозначен.

Дело в том, что человеческий мозг способен гораздо лучше понять и принять задачу (а принятие задачи – важнейшее условие для её выполнения) тогда, когда эта задача как фрагмент мозаики точно и аккуратно встроился в общую систему знаний и смыслов человека.

То есть, если исполнителю поручили сделать статью о собаках, то ему не очень понятно, как конкретно эту статью создавать. Но если ему расписали то, что эта статья будет размещена в facebook-группе собаководов от имени ветеринарной клиники, а цель статьи – создать положительный имидж эксперта, то замысел задания сразу становится более ясным.

Продолжение в следующей статье…

Смотрите также

Сервисы по автоматизации управленческой деятельности: Planfix

      «Доверяй, но проверяй» – принцип, который является лейтмотивом почти всех вопросов, связанных …

Добавить комментарий