Вторник , Июль 25 2017
Домой / Предпринимательская деятельность / Систематизация производства.
Систематизация производства

Систематизация производства.

Заложить основы такой системы бизнеса, которая не будет давать сбоев, непросто. Однако это необходимо для того, чтобы впоследствии предприятие работало эффективно и приносило прибыль. Поэтому при организации собственного дела на некоторые моменты следует обратить особое внимание.

Эффективность действия сотрудников.

После того как отстроена эффективная система продаж, владелец не вправе расслабляться, так как ему предстоит ещё потрудиться над организацией плодотворной работы всей фирмы.

Если вы проанализируете деятельность своих сотрудников, обнаружите, что они постоянно выполняют массу операций, не приносящих результата. В таких случаях теряется более 60% дохода.

Рассмотрим на примере то, как это происходит. Допустим, помня о необходимости постоянных рассылок, ваши сотрудники отправили сообщения клиентам с каким-либо предложением. По прошествии некоторого времени об этом совершенно забыли или не учли кого-то из своих потенциальных покупателей. А человек, возможно, желал сделать заказ и ожидал звонка, но никаких действий со стороны работников фирмы не последовало. Покупка не состоялась, а предприятие потеряло часть предполагаемой прибыли.

Подобного не случится, если вы пропишете весь производственный цикл, чтобы люди чётко знали каждый свой шаг и строго следовали инструкциям.

Взаимодействие между руководителем и персоналом.

Система общения.

Необходимо также учесть, что результативность работы фирмы напрямую зависит от того, как налажена система взаимодействия между руководителем и персоналом. Если способы коммуникации несовершенны, то сотрудники станут обращаться за рекомендациями к вам по любому поводу и в самое неподходящее время. Вы бесконечно будете отвечать на вопросы, решать различные проблемы. Рутинная работа вас полностью поглотит, не давая возможности выполнять более важные дела.

Выстроив безукоризненную систему общения с подчинёнными, вы распределите обязанности. Какие-то вопросы будете решать вы, однако с некоторыми проблемами сотрудники, занимающие руководящие должности, способны справиться самостоятельно.

Технология административного управления.

Разработайте технологию административного управления таким образом, чтобы можно было с лёгкостью регулировать деятельность фирмы и результаты её работы. Учтите: не имея в своих руках рычагов управления, вы сможете контролировать ситуацию, лишь находясь на рабочем месте. Если же система функционирует полноценно, постоянное присутствие руководителя не требуется. Оно станет необходимым лишь в том случае, когда уровень продаж начнёт падать и понадобится проанализировать ситуацию, пересмотреть некоторые принципы работы.

Основные инструменты для построения системного бизнеса.

Существует несколько инструментов того, как построить системный бизнес.

Внедрение организующей системы.

Первое – это внедрение организующей схемы. Вам следует составить план, где будут обозначены все подразделения предприятия и способы их взаимодействия.

Следующий шаг на пути организации эффективного труда разработка технологического процесса для различных звеньев компании. Владельцу нужно обозначить функции, которые должны выполняться тем или иным производственным отделом. Учитывайте всё: коммуникации, наём персонала, продажи, подсчёт финансов.

Такая модель организации работы фирмы похожа на конвейер, где каждый выполняет определённые операции, а результатом деятельности становится продукт, впоследствии обменивающийся на деньги.

Рассмотрим эту схему на примере магазина детской одежды. Здесь разные подразделения должны отвечать за заказы востребованных моделей, своевременную отгрузку, пост продажный сервис. Важность последнего также не стоит недооценивать. Предположим, ваши сотрудники через неделю обзвонят своих клиентов и поинтересуются, довольны ли те приобретённым товаром. Люди высоко оценят подобное внимание к себе и наверняка станут постоянными покупателями.

Не забывайте и о том, что вам необходимо наладить работу отделения PR. Если ваша фирма добилась хороших результатов, а клиенты оставляют положительные отзывы о магазине, сделайте эту информацию доступной широкой общественности. Связь с потребителем – это один из приёмов, используемых для создания эффективного предприятия.

Описание расширенных должностных инструкций.

Второй инструмент построения системного бизнеса — описание расширенных должностных инструкций. Вы нанимаете человека на какую-либо должность, учитывая его отношение к миссии вашего предприятия. Затем подробно расписываете его трудовые функции, чтобы у сотрудника не возникало вопросов по поводу возложенных на него обязанностей. После этого обучаете работника, повышая его профессионализм. Лишь в этом случае он будет давать нужный вам результат.

Финансовое планирование.

Третий инструмент — финансовое планирование, оно позволит формировать прибыль. Если у вас были кредиты, вы сможете закрыть их, а в дальнейшем создавать свои накопительные фонды и вести деятельность за счёт собственных средств.

Система коммуникаций.

Четвертый инструмент — система коммуникаций. Она даёт возможность руководителю своевременно доводить до сведения работников распоряжения, а сотрудникам точно и в срок выполнять поставленные задачи. Напротив, отсутствие её ведёт к потере важной информации.

Знаете ли вы о том, что есть такое правило: то, что не написано, не является правдой. Всё, сказанное в устной форме, работает, как испорченный телефон. Например, вы дали какие-то указания Андрею. Он ваши слова понял по-своему и, соответственно, выполнил задание совершенно иначе, чем вы предполагали. А если у вас подчиненных 10 человек, и вы даёте им какое-то устное распоряжение, то кто-то недослышит, кто-то неправильно поймёт. В результате работа не будет проделана должным образом. Когда же есть чёткие рекомендации, закреплённые в письменном виде, это можно прочитать, причём несколько раз, вникнуть и в результате прийти к правильному решению поставленной задачи.

Действенность подобной меры сказывается не только на служащих, но и на владельце. Не забывайте о том, что руководитель тоже может совершить ошибку.

Представьте, что вы делаете серьёзные подсчёты в связи с поступлением большого заказа. К вам подходит Марья Ивановна, просит оплатить счёт. Вы отвлекаетесь, выполняя её просьбу. Потом Даша, администратор магазина, интересуется, заказывать ли новую коллекцию. Так отрывать от дела вас могут бесконечно. В итоге кто-то из сотрудников получит от вас ошибочное указание. Чтобы избежать аналогичных ситуаций, нужно заранее всё продумать и записать подробные инструкции для подчинённых. Тогда вы сможете отвечать на вопросы в удобное для вас время.

Однако это не значит, что внимание своим работникам вы будете уделять только раз в неделю. Заниматься такой работой нужно каждый день. Но при правильно организованной системе коммуникаций это можно сделать, когда вы освободитесь. Очень удобно при этом пользоваться электронной почтой. Возьмите себе за правило, скажем, утром и вечером отвечать на вопросы, используя любую систему связи с сотрудниками.

Таким же способом разгрузите и других служащих, допустим, дизайнера. Ему достаточно сложно работать, так как каждый менеджер, желая лучше обслужить своего клиента, идёт к нему со своими рекомендациями. Представьте: к человеку подошли 7 менеджеров одного отделения, 7 – другого. В это время он занят своей работой и отвечает торопливо, практически не задумываясь, чтобы сэкономить время. Это приводит к потере информации, и, как следствие, к досадным ошибкам, которые предприятию стоят очень дорого.

Если письменная коммуникация налажена должным образом, дизайнер получает конкретное описание того, что нужно сделать, и в итоге выдаёт желаемый результат.

Статистика.

Статистика — пятый инструмент создания системы бизнеса. Запомните: вы должны постоянно отслеживать показатели работы предприятия. Например, эффективность функционирования отделения продаж оценивается по количеству полученной прибыли. Продукт бухгалтера — это сохраненные активы, фонды и ресурсы. Учёт статистических данных позволит обнаружить сбои в деятельности компании и своевременно их устранить.

Все вышеперечисленные инструменты используются на этапе построения системного бизнеса. При умелом их применении компания начнёт работать как эффективный механизм, движущийся с высокой скоростью, что немаловажно для организации успешного предприятия.

Смотрите также

Нужны ли эти ограничения: примеры дискриминации соискателей по возрастному признаку.

Нужны ли эти ограничения: примеры дискриминации соискателей по возрастному признаку.

Существует целая категория ограничений при принятии на работу, которые вызваны не здравым смыслом, а предрассудками. …

6 комментариев

  1. Александр

    Познавательная статья, информация донесена доступно, однако хотелось бы более подробный разбор системы коммуникаций на производстве, а именно — техническая составляющая, различные способы осуществления коммуникаций, их плюсы и минусы, а также примеры конкретных систем коммуникации, используемых на тех или иных предприятиях. Также непонятно, требуется ли работа отдельных сотрудников для осуществления коммуникаций,или достаточно иметь отлаженную систему вроде внутриофисного факса, не требующую постоянного обслуживания персоналом.

    Ответить
  2. Валерия

    Здравствуйте, может ли быть такое, что все систематизация выполнена чётко по пунктам, организация сотрудников, финансовое планирование и так далее, но бизнес всё равно будет нести убытки. Что делать если изначально основа бизнеса оказалась убыточной, невостребованной для потребителей? Если продаваемый товар или услуги просто не пользуется спросом в каком-то конкретном городе?

    Ответить
  3. Необходимость оформления распоряжений на бумаге часто воспринимается, как лишние траты времени. Но если посмотреть на все приведенные аспекты, получается, пользы от этого гораздо больше. Наверное, надо также различать, где требуются бумажные инструкции, а где нет. Например, если у нас есть старший по цеху, который напрямую выдает задания для немедленного выполнения, оформлять их письменно не обязательно.

    Ответить
  4. Светлана

    Хорошая статья. Лично для меня оказался полезен пункт о системе коммуникаций. Прочитав, поняла, что допускаю серьезные промахи в своей работе. Как правило, отдаю указание в устной форме и, как результат, в случае неверно истолкованного указания, не могу добиться кто же совершил промах я или исполнитель. Очень ценная рекомендация о системе связи с сотрудниками. Обязательно возьму на вооружение в своей дальнейшей работе.

    Ответить
  5. Конечно, систематизация — это нужно и важно, это основа основ, на которой «стоит» работа любой фирмы, но эта самая «любая фирма» — живой организм, в котором тоже может случаться что-то непредвиденное, что-то может давать сбой. Главное в этом деле (ну, это лично моё мнение) построить и организовать все так, чтобы, если рушится что-то одно, это не влияло на общую работу или влияло по минимуму.

    Ответить
  6. Эффективность действия сотрудников напрямую зависит от их заработной платы. Если работодатель не в состояние оплачивать квалифицированного специалиста, то будь к тому, что нанимаешь сиделку. Конечно, каждый сотрудник должен знать свои обязанности, но как не крути главная мотивация это деньги или карьерный рост. Человек будет из шеи вон лесть, чтобы больше заработать.

    Ответить

Добавить комментарий