Среда , Сентябрь 27 2017
Домой / Предпринимательская деятельность / Сервисы по автоматизации управленческой деятельности: Planfix

Сервисы по автоматизации управленческой деятельности: Planfix

      «Доверяй, но проверяй» – принцип, который является лейтмотивом почти всех вопросов, связанных с перепоручением задач. Действительно, если сотрудник зарекомендовал себя с положительной стороны, и исправно в срок выполняет все поручения, контроль над ним можно и ослабить, сосредоточившись на менее обязательных людях. 

И здесь существенную помощь способны оказать CRM, специализированные именно под контроль сотрудников. Рассмотрим наиболее эффективные из них:

• Planfix

• PYRUS

• БИТРИКС24

Planfix.ru

Примечательная особенность этой системы – большое число возможностей на бесплатном тарифе. Единственным серьёзным ограничением бесплатного тарифа можно считать ограничение на число сотрудников – до 5-ти человек. 

Другая важная особенность системы – пользоваться ею можно только в режиме онлайн, а значит, скачать клиент на внутреннюю корпоративную сеть, либо перенести функционал на свой сайт не получится. 

Вообще получение в пользование и установка на внутреннюю компьютерную сеть отдельного «клиента» системы – решение, более подходящее для крупных компаний, располагающих секретными данными (ноу-хау, рецептами и рецептурами и т.д.). Действительно, хранение этих данных во внешних облачных пространствах чревато утечкой. Но для малого и среднего бизнеса наиболее подходящим решением будет именно онлайн-система.

Обычно у пользователей таких систем есть опасения вроде того, что сервер, на котором располагается ресурс, сгорит, а вместе с ним сгорит вся корпоративная информация. Но создатели planfix.ru подстраховались тем, что хранят дубляжи своего «детища» на нескольких облачных серверах. Посему при уничтожении одной копии, Вас просто переключат на другую.  

Добавление сотрудников.

В админ-панели системы «Планфикс» предусмотрена возможность добавления сотрудников и компаний. Делается это через вкладку «Новый сотрудник». 

                                    Сервисы по автоматизации управленческой деятельности: Planfix

Следует помнить, что добавить нового сотрудника можно только через его почту. Также при добавлении сразу можно указать его должность и ряд других критериев. После того, как Вы впишете e-mail добавляемого сотрудника, ему придёт приглашение на электронный ящик. Поэтому перед добавлением стоит его заранее об этом предупредить.

                                    Сервисы по автоматизации управленческой деятельности: Planfix

При этом для выполнения задач определённого толка можно:

  • собрать рабочие группы, через соответствующую вкладку в системе (находится в левой части панели на странице «Компания»)
  • назначить руководителем конкретное лицо (наведя курсор на его имя и кликнув по поднятому вверх пальцу).

Система предусматривает постановку задач с отсылкой на почту (для этого достаточно послать уведомление о задаче на внутренний почтовый ящик, после чего система вышлет задачу на личную почту сотрудника, с которой тот регистрировался).

При начале работы системой автоматически создаётся группа «Все сотрудники».

                                       Сервисы по автоматизации управленческой деятельности: Planfix

(стрелка указывает на кнопку, при помощи которой участника группы можно сделать руководителем. В верхней группе этот участник уже является руководителем, поэтому его имя выделено жирным шрифтом).

Проекты и задачи.

Во вкладке «Проекты» прописываются общие направления стратегии компании, например, привлечение клиентов. А уже в сам проект вкладываются задачи, с решением которых сопряжена его реализация. Например, с проектом «Привлечение клиентов» сопряжены такие задачи, как создание гостевых постов, выход на потенциальных клиентов через ВКонтакте, настройка контекстной рекламы. При этом к каждой задаче прописывается её постановщик и исполнитель, а также аудитор (который проверяет ход выполнения задачи и контролирует соответствие результата требованиям). Помимо этого ход выполнения задачи виден участникам, работа которых с ним координируется.

Задача может иметь в системе три статуса: новая (которую Вы поставили сотруднику, но он её не выполнил), выполненная и завершённая. Выполненной задача становится после того, как исполнитель присвоит ей этот статус, а завершённой – только после Вашей проверки (либо проверки аудитором). Если выполненная задача в каких-то деталях не доработана, Вы её можете возвратить в работу.

К поставленным задачам можно прикрутить подзадачи. Например, к задаче «подписать договор с компанией Х о поставке пробной партии» модно проставить следующие подзадачи:

  • выйти на генерального директора;
  • провести встречу, выяснив потребности;
  • сформировать предложение и отправить его директору;
  • подготовить договор;
  • направить курьера с договором.

                                         Сервисы по автоматизации управленческой деятельности: Planfix

      (во вкладке проектов задачами можно оперировать прямо в привязке к соответствующему проекту)

В меню задач предусмотрена возможность комментирования, причём, в комментарии к задачам можно не только вписывать текст, но и вкладывать файлы, изображения, а также прописывать чек-листы. Например, исполнителю дали задачу «создать текст о компании». Он в чек-листах к комментарию пишет:

  • собрать факты – сделано;
  • подготовить введение – сделано;
  • подобрать ключевые слова и т.д…

В системе предусмотрены напоминалки о запланированных мероприятиях, о завершении срока выполнения задачи и т.д., которые работают как в режиме всплывающих окон в браузере, так и в виде отсылок соответствующих писем на почту. 

                                            Сервисы по автоматизации управленческой деятельности: Planfix

Шаблоны задач.

Фактически благодаря наличию именно этой опции Planfix резко выделяется среди других подобных систем близких ценовых категорий. Представьте ситуацию: клиент заказал Вашей компании ведение его блога, а значит, каждые две недели ему нужна новая тематическая статья. Фактически это одна и та же задача с небольшими вариациями. Создав шаблон, Вы один раз пропишете в нём все параметры, исходные данные, назначите исполнителя, а дальше при возникновении подобной задачи уже просто будете активировать этот шаблон, внося в него при необходимости некоторые изменения.

Доступ клиентов.

Система интересна тем, что позволяет дать доступ клиентам, благодаря чему они смогут видеть ход выполнения работы. Более того, клиенты (буду участниками) имеют возможность давать комментарии по ходу выполнения проекта,. Это может сильно сэкономить время. Например, заказчик видит, что  в макете дизайна его сайта пририсовали явно лишнее меню. Он может сразу дать соответствующий комментарий о том, что это меню следует убрать, тем самым сэкономив время (которое дизайнер потратил бы на дальнейшее развитие этого ненужного меню).

Ограничения доступа.

В этой системе предусмотрено ограничение доступа для всех участников (кроме самого админа). Причём, оно захватывает как проекты и задачи (их видимость), так и простановку комментариев. Например, Вы можете сделать так, чтобы клиент видел ход выполнения задачи и комментарии к ней, но не мог оставлять свои комментарии (или даже не видел комментарии). Регулировка видимости проектов и задач осуществляется через профиль участника. Также через профиль участника администратор может изменить его реквизиты входа.

Ответ по почте.

Иногда (чтобы не тратить время) бывает удобнее ответить, не входя в систему. Планфикс позволяет это сделать, просто ответив на входящее письмо с уведомлением о комментарии, новой задаче и т.д. При этом содержание письма будет переведено обратно в комментарий.

Ещё одна важная особенность системы – возможность формирования отчётов по времени, затраченному на выполнение задач в общем, а также на выполнение отдельной задачи. Благодаря этой опции можно определить результативность задач и сотрудников – возможно, потребуется перераспределить задачи, отказаться от некоторых задач и поискать более короткие по времени пути выполнения проектов, а также провести разъяснительные беседы с некоторыми сотрудниками (и даже кого-то рублём наказать за излишнюю медлительность).

Отмечу, что на платных тарифах цены на пользование системой варьируются в пределах от 2-х до 6,5 евро в месяц.

 

Смотрите также

Основная формула любого успешного поручения

Основная формула любого успешного поручения.

Нанимая сотрудников и давая им поручения, бизнесмены обычно сталкиваются с четырьмя основными загвоздками: некорректное выполнение …

Один комментарий

  1. Георгий

    Познавательно. Надо будет попробовать систему.

    Ответить

Добавить комментарий