Воскресенье , Июль 23 2017
Домой / Предпринимательская деятельность / Создание автоматической системы управления бизнесом.
Создание автоматической системы управления бизнесом

Создание автоматической системы управления бизнесом.

Чтобы понять принципы создания предприятия, работающего по системе автопилота, рассмотрим некоторые примеры.

Какую область деятельности фирмы следует подвергнуть автоматизации?

В отделе продаж, конечно, всё зависит от сотрудников, следовательно, автоматизировать процесс совершения сделки здесь крайне сложно. Такая возможность есть в интернет-магазине, где покупатель делает заказ и сразу его оплачивает. Однако и в этом случае менеджер должен передать сведения в службу доставки или на склад.

А послепродажное обслуживание можно автоматизировать практически в любой сфере деятельности.

Над какими вопросами нужно задуматься?

Для того чтобы наладить бесперебойно работающую систему, в первую очередь, нужно написать, как у вас работает предприятие. Такие заметки крайне важны, так как, закрепляя свои мысли на бумаге, вы обнаруживаете проблемы, имеющиеся в бизнесе, слабые места. Потом всё это вам будет достаточно легко исправить.

Делая записи, вы должны ответить на ряд важных вопросов.

  • Кто из сотрудников занимается привлечением покупателей, какие методы он для этого использует? Как правило, каналов для создания клиентской базы, бывает недостаточно. Многие надеются на рекомендации или на распространение информации о фирме в интернете.
  • Кто осуществляет продажи, как он это делает? Ждёт пассивно клиентов либо сам ищет подход к людям? Стремится ли работник увеличить стоимость заказа, допродав ещё что-либо покупателю, уже согласившемуся на сделку?
  • Каким образом на вашем предприятии происходит постпродажное обслуживание? К сожалению, в большинстве случаев клиенту продают один раз товар и забывают о нём. Но именно здесь можно получить немалый доход. Нужно продолжить обслуживание клиента после совершения продажи, установить контакт с ним.

После того как вы найдёте ответы на все вопросы, легче будет подобрать приемлемый для вас способ автоматизации предприятия.

Что включает в себя понятие «автопилот»?

В бизнесе существует такое понятие, как автопилот, то есть построение системы, которая сможет функционировать без вашего участия.

Если это полный автомат, то абсолютно все процессы автоматизируются. Когда такой организации работы добиться сложно, более приемлемый вариант — частичная автоматизация. В этом случае для сотрудников надо прописать подробные инструкции: какие функции каждый из них должен выполнять. Кто, к примеру, отнесёт счёт в бухгалтерию, позаботится об оплатах, отгрузке товара, а кто проконтролирует качество продукции. Чёткие инструкции вкупе с некоторыми приёмами автоматизации в результате дадут полуавтоматическое производство.

Нужны ли вам профессионалы?

Создавая такую систему, задумайтесь: действительно ли вам необходимы сотрудники с высоким уровнем мастерства?

Часто предприниматели совершают ошибку, стараясь нанять на работу профессионалов, будучи уверенными, что те способны получить большую прибыль. Конечно, на некоторые должности стоит нанимать исключительно высококвалифицированных людей: врачей, юристов, водителей. Охранник также должен быть профессионалом. Если же вы предпочтёте принять на работу пенсионера без специальной подготовки, понятно будет, что это случайный человек, посаженный для острастки, но не факт, что он кого-то испугает.

Тем не менее значительную часть работы на фирме смогут выполнить люди менее квалифицированные и, соответственно, низкооплачиваемые.

Что обычно делают владельцы? Если они ищут продавца, то непременно профи. Однако такого человека сложно проконтролировать. Кроме того, через этого сотрудника будет проходить большой объём действий, он станет абсолютно незаменимым. Но если он вдруг уволится, заболеет или возьмёт отпуск, в бизнесе сразу начнутся проблемы, так как хорошего специалиста некем заменить, предприятие полностью зависит от него.

Как добиться лёгкой заменяемости сотрудников?

Поэтому следует избрать иной путь организации работы на фирме: действия, выполняемые профессионалами, разбить на сегменты и заполнить их менее опытными людьми. Поручите эту работу, к примеру, трём служащим с более низкой квалификацией, и они смогут выполнить свои обязанности качественно. Таким образом, вы добьётесь более лёгкой заменяемости сотрудников и не будете зависеть от них.

Рассмотрим подобную систему на примере деятельности бухгалтерии. Высококвалифицированный специалист здесь нужен обязательно, это главный бухгалтер. Он занимается серьёзными документами, например, готовит отчёты для налоговой инспекции. У него в подчинении находятся сотрудники более низкого уровня. Как правило, в компаниях есть некая девочка-бухгалтер, оформляющая бумаги. Другие, более опытные сотрудники заняты работой среднего уровня, а главный бухгалтер все документы сводит в единое целое. Итогом подобного распределения обязанностей является полноценно функционирующий принцип конвейера.

Образцом автоматизации предприятия являются такие крупные компании, как Макдональдс.

Представьте себе: вы туда приходите, делаете кассиру заказ, и человек начинает метаться, что-то жарить, накладывать, взвешивать, то есть выполнять все обязанности сразу, а время обслуживания клиента увеличивается. Но такого не происходит, так как в Макдональдсе функционирует конвейерная система. Одни сотрудники отвечают за жарку картофеля, другие занимаются приготовлением гамбургеров, третьи приносят посетителям заказ.

Обратите внимание: вместо того, чтобы нанимать профессионала, способного успеть везде, в Макдональдсе процесс разделяют на отдельные этапы, ведь гораздо проще работу поручить простым людям, не имеющим особой квалификации. Слаженная система позволяет быстро масштабировать бизнес. Если открывается новый Макдональдс, к сотрудничеству приглашают студентов, наскоро их обучают, и ресторан начинает работать. Профессионалы там не нужны.

Можно ли заменить владельца?

Говоря о незаменимости людей, следует упомянуть и самого владельца. Подумайте, что будет, если вдруг у вас возникнет необходимость отлучиться на некоторое время? Какому количеству сотрудников вы поручили бы заниматься своей работой?

Практика показывает: нужно от двух до пятнадцати человек, способных выполнять весь объём обязанностей предпринимателя. Следовательно, самый незаменимый человек на предприятии – это владелец. И до тех пор, пока ситуация не изменится, бизнес не выйдет на более высокий уровень. У вашей фирмы будет жёсткий потолок: по финансам, по количеству клиентов, сотрудников. Эти ограничения зависят от ваших возможностей, энергии, вашей харизмы. Отсюда напрашивается вывод: обязанности владельца тоже надо разбивать на части и выполнение их поручать подчинённым.

Расписав бизнес-процессы, дав чёткие инструкции служащим, вы создадите автоматическую систему управления бизнесом, иначе говоря, автопилот. Это займёт много времени, которого не всегда хватает. Но такая организация работы фирмы позволит вам вывести своё предприятие на качественно новый уровень и получать соответствующую прибыль.

 

 

Смотрите также

Нужны ли эти ограничения: примеры дискриминации соискателей по возрастному признаку.

Нужны ли эти ограничения: примеры дискриминации соискателей по возрастному признаку.

Существует целая категория ограничений при принятии на работу, которые вызваны не здравым смыслом, а предрассудками. …

6 комментариев

  1. В наш век информационных технологий есть реальная возможность свести к минимуму зависимость бизнеса от человеческих ресурсов. Это несомненный плюс как с финансовой стороны, так и со стороны прогресса. Это относится к тем видам бизнеса, где часть работы можно поручить компьютерам (например, документооборот). В статье приведен пример автоматизации Макдоналдса. Схема работающая, но применима не ко всем видам бизнеса. Хотя в целом согласна, что лучше нанимать низкоквалифицированных работников. Им можно платить меньше. И в перспективе вырастить профессионалов, если есть необходимость.

    Ответить
  2. Прочитав статью, я извлекла для себя много полезного. Соглашусь с тем, что надо все записывать. Порядок нужен везде, ибо без него разваливается на части даже самое легкое дело. Также поняла, что ошибка многих продавцов состоит в том, что каждый раз ищут новых клиентов, вместо того, чтобы сделать старых постоянными. А система автоматизации предприятия является одной из самых оптимальных вариантов в бизнесе.

    Ответить
  3. Александр

    Вообще, все планы необходимо записывать на бумагу. Сам проводил наблюдения за коллегами, и те, кто расписывал свои планы на день, месяц, год, добивались успехов(хоть и не всегда значительных). Заменять профессионалов на нескольких менее опытных людей — очень грамотный ход. С ними будет куда проще работать, так как они скорей всего будут бояться потерять работу, в то время как «профессионалы» будут требовать от вас всё больше и больше.

    Ответить
  4. Светлана

    Данная статья хоть и не большая, но очень содержательная. Она многое расставила по полочкам в моей голове. Ведь действительно намного выгоднее и проще когда в компании нет незаменимых сотрудников. Это упрощает жизнь и начальству и самим работникам. Так же я считаю, что если брать на работу профессионалов, то их сложнее переучить или настроить на лад вашей фирмы (если это необходимо), ведь они уже сложившиеся специалисты в своём деле! И бывает это мешает!

    Ответить
  5. С одной стороны, хочется чтобы работали только профессионалы своего дела, а с другой стороны, понимаю что придется увеличивать зарплату.И все же за умения надо платить. Ясно что в Макдональдсе уже давно все предусмотрено, там выполняют работы обычные люди на чем и построен весь бизнес. Если бы так можно было сделать со всеми работниками, то было бы гораздо проще.

    Ответить
  6. Виктория

    Для защиты своих интересов предпринимательское сообщество о закону «О некоммерческих организациях» может формировать различные ассоциации

    Ответить

Добавить комментарий