Среда , Сентябрь 27 2017
Домой / Предпринимательская деятельность / Каков правильный формат поручений?
Каков правильный формат поручений?

Каков правильный формат поручений?

Устные поручения – пожалуй, самая ненадёжная форма. Ведь сопряжена она с несколькими факторами, провоцирующими погрешности. Во-первых, люди, как правило, слышат не совсем то (а иногда и совсем не то), что им говорят. Ситуация нередко получается, как в зарисовке:

«Передайте секретарю, пусть сделает мне чашку двойного эспрессо с молоком и двумя кубиками льда.

Хорошо, передам.

Что просил Виктор Анатольевич?

Просил какой-то экспресс, с двумя чашками молока и кубиком льда».

Во-вторых, человеческая память весьма и весьма ограничена по времени и по объёму (отдельные уникумы-запоминалки не в счёт). Поэтому поручив объёмистое по тексту и количеству инструкций задание, можете быть уверены, что часть этих инструкций благополучно забудется.

В-третьих, мало того, что сотрудник забудет часть задания (и как следствие – её не выполнит), он ещё может вступить в спор о том, что эти нюансы ему никто не поручал. Как правило, в спор вступают тогда, когда невыполнение задания грозит штрафом или снятием премии. При устном поручении доказать ему это будет невозможно, а вот при письменном поручении железным доказательством послужит текст задания (ТЗ).

Текст – действительно ли универсальное решение?

Зная всю ненадёжность устного формата поручений, можно предположить, что лучшим решением будет отсылка текстовых поручений. Ведь милое дело – написать на бумажке или напечатать на word-документе в текстовом виде задание и отослать его соответствующему сотруднику.

Конечно, если задание краткое его лучше всего прописать текстом. Например: «Найдите 15-20 интернет-магазинов в нашем городе, торгующих камерами видео-наблюдения, а также бытовой техникой. Затем через легенду о именном КП получите номера генеральных директоров. И назначьте с ними встречи. Затем передайте мне список дат со временем, на которое вы назначили встречи, а также Ф.И.О. и ссылкой на сайт магазина».

Однако есть задания, которые в двух словах не объяснить. Например, задание «наполнить интернет-магазин товарами» лучше всего объяснить на живом примере, так как, чтобы описать детально каждый процесс потребуется слишком много текста, а главное, этот текст не очень точно донесёт ключевые мысли. Поэтому в данном случае наилучшим выходом является видео-инструкция, которая показывает, как вы сами наполняете этот магазин товарами.

Если у Вас нет специальной программы, пишущей видео с компьютера, можно воспользоваться скриншотами, снабдив их сопроводительным текстом.

Затем уже инструкцию в виде видео или скриншотов можно скинуть сотруднику, чтобы он впоследствии по ней и работал, каждый раз по новой не переспрашивая Вас о чём-либо.

Ещё одна альтернатива – аудио-заметки. Не всегда у Вас будет возможность написать по-быстрому текстовую инструкцию, хотя это будет нужно, чтобы не забыть пришедшую мысль. В таком случае поможет диктофон – просто наговорите это поручение на диктофон, а затем перекачайте аудиозапись на рабочий компьютер.

Вообще, если Вам удобнее делать поручения устно, а не писать тирады на страницу-другую, то аудио-заметки – отличное решение. Используя их, с одной стороны, Вы себя разгрузите от писанины, а с другой – соблюдёте главные критерий любого поручения (сохранение на внешнем носителе).

Тот случай, когда все яйца кладут строго в одну корзину.

Одна из частых ошибок в вопросах поручения – отсутствие единой системы, через которую все поручения проходят. Выражается это в том, что одному сотруднику даётся поручение по e-mail, другому – через Skype, третьему – через telegram или What Sapp. А отчётность по выполнению поручений первый сотрудник отправляет по смс, второй – по чату социальных сетей, а третий вообще отчитывается в устной форме. При таком беспорядке контроль выполнения поручений, а также координация совместных усилий невозможны в принципе.

Ведь просто представьте: назначил call-менеджер встречу с потенциальным клиентом на некоторое время, и отписался об этом начальнику по почте. Начальник забыл переслать эту информацию менеджеру по продажам. А тот совершенно не в курсе, что у него через 3 часа встреча. Результат – работа не доведена до логического завершения.  

Выход в данном случае один – единая система контроля работы сотрудников, по-современному называемая CRM. Современные системы управления бизнесом предоставляют широкие возможности по формированию задач и работе с отчётностью. Так, они позволяют не только создавать задачи текстового формата, но и прикреплять к ним различного формата файлы, создавать проектные группы для совместной работы нескольких человек над одной задачей.

Поэтому всё, что касается работы компании должно быть сосредоточено строго в одной системе управления

Смотрите также

Сервисы по автоматизации управленческой деятельности: Planfix

      «Доверяй, но проверяй» – принцип, который является лейтмотивом почти всех вопросов, связанных …

Добавить комментарий