Вторник , Июль 25 2017
Домой / Предпринимательская деятельность / Действия, без которых бизнес рухнет. Часть № 2 – организация и систематизация.
Часть № 2 – организация и систематизация

Действия, без которых бизнес рухнет. Часть № 2 – организация и систематизация.

Бизнес без порядка в системе равносилен упряжке,

где каждая лошадь идёт куда хочет,

а кучер безнадёжно пытается толкать

повозку в нужном направлении.

Для того, чтобы ваше дело работало «как часы», оно и организовано должно быть, как часы. И в этой части как раз будет говориться о том, как организовать своё дело так, чтобы оно работало слаженно, без сбоев и с минимальным вашим участием.

Для начала разберём подробнее всё то, что необходимо вашему бизнесу. В это «всё» входят:

  • цели и идеи, стоящие перед компанией;
  • обеспечение юридической безопасности;
  • обеспечение иных видов безопасности;
  • составление планов по дальнейшему продвижению дела;
  • работа с кадрами;
  • разработка инструкций;
  • контроль выполнения приказов;
  • маркетинг. Сюда входят: изучение клиентов, их запросов, разработка продуктов, тестирование решений, работа с новыми и старыми клиентами, осуществление касаний и т.д.(всё то, о чём говорилось в предыдущих двух постах);
  • создание сайта и работа над ним;
  • работа с полиграфией (как минимум – создание документов, договоров, их распечатка и т.д.);
  • контроль финансов;
  • контроль качества продуктов и услуг;
  • повышение качества, повышение квалификации сотрудников и т.д.;
  • работа с партнёрами;
  • работа с франшизой.

Такое количество функций тянуть одному практически невозможно. А самое главное – не нужно. У Вас должны быть люди, которые будут всем этим заниматься. Ничего страшного, если в вашем деле на одного человека ложится несколько задач. Но при построении всей этой системы, вы должны помнить следующее: вы являетесь организатором. То есть, вы ни в коем случае, не «винтик» всего этого механизма. Бизнес – это зарабатывание денег чужими руками (для кого-то это может звучать кощунственно, но это реальность, которую необходимо принимать как есть).

Помните, что бизнес является «командным видом спорта», поэтому если вы будете пытаться как можно больше взять на себя, вы быстро достигнете «потолка». Но как только вы часть дел сбросите первому сотруднику, у вас резко освободится солидная доля времени, которую вы сможете потратить на дальнейшее развитие и увеличение прибыли.

Волшебная формула перепоручения.

Чтобы знать то, какие дела необходимо перепоручать, вам стоит определить стоимость процессов вашего рабочего времени. Допустим, вы организуете праздничные мероприятия. Ваша прибыль с одного мероприятия составляет 4800 рублей. При этом на совершение всех дел вы, в общем, потратили 8 часов. То есть, один час вашей работы здесь стоит 600 рублей. Но из этих 8-ми часов подготовка договоров и оформление бумаг заняли больше времени. А общение с клиентами, проведение мероприятия заняло минимум времени. Значит, вы перепоручаете оформление бумаг сотрудникам и платите им из расчёта менее 600 рублей за один час работы (средняя зарплата в пересчёте на часы составляет 130 рублей/час). То есть, платя менее 600 рублей за час работы, вы выигрываете разницу (если платите 130 р./час, выигрываете – 470 р./час).

Причём, вы выигрываете часы именно своей работы, поэтому количество часов, за которое справится ваш сотрудник с заданием, здесь особой роли не играет.

То есть, ваша задача на первых порах вашего дела – заниматься самыми дорогими процессами, а самые «дешёвые» перепоручать.

Рассмотрим то, как каждая из этих функций выполняется в крупном развитом бизнесе.

Основные обязанности руководителя.

На начальном этапе вы являетесь именно руководителем в вашем деле, а посему на вас ложатся следующие обязанности:

  • реалистично понимать то, что происходит в вашем деле
  • назначать задачи, ставить цели
  • контролировать исполнение функций

Цели и идеи, стоящие перед компанией – отдел учредителя.

В крупных компаниях целый отдел трудится над тем, чтобы определить цели компании, её «миссию» на рынке, идеи по дальнейшему развитию, внедрению новых товаров и услуг. На всех этапах бизнеса вы задействованы в данном отделе. Вы можете нанять помощников, которые будут проводить мозговые штурмы для генерации каких-либо идей, но направляете этот процесс именно вы, как владелец.

Если вашему делу нужно финансирование со стороны, его поиск является вашей задачей. Именно вы будете общаться с инвесторами, которые могут вложить деньги в ваше дело.

В любом случае, это самая необходимая функция, так как без целей и свежих идей ваше дело обречено на загнивание.

Обеспечение юридической безопасности.

В книге «Роберта Кийосаки» был описан случай, где владелец бизнеса не запатентовал свой товар, и по его концепции конкуренты создали аналог, который запатентовали, и начали выдавать за свою авторскую разработку. Здесь явный провал по части обеспечения юридической безопасности.

Поэтому в вашем деле должны быть люди, отвечающие за это, предусматривающие и пресекающие подобные случаи. То могут быть штатные юристы при фирме, частные адвокаты с другого агентства, оказывающие услуги по обеспечению безопасности и т.д. Если вы сами являетесь юристом, то можете взять эти обязанности на себя, но при расширении вашего дела их придётся делегировать. 

Обеспечение иных видов безопасности.

Это уже по части охранных систем и работников служб безопасности. На вашу фирму всегда могут проникнуть нежеланные гости, либо кто-то может поднять дебош, мешать работе сотрудников и т.д. Служба безопасности призвана «нейтрализовать» (не поймите меня превратно) таких людей. На начальном этапе вам потребуется, как минимум, один человек, отвечающий за безопасность, и системы слежения, которые позволят вычислять и/или пресекать «нечестивые» поступки.

Составление планов по дальнейшему продвижению дела.

После того, как вы создали идею, поставили цель по дальнейшему продвижению вашего бизнеса, вам необходим будет план  реализации этой задумки. И задача по такому планированию ложится на плечи  исполнительного директора. Именно он составляет планы, намечает сроки исполнения, и спускает соответствующие распоряжения директорам более низкого уровня.

Но на начальном этапе этими вопросами также занимаетесь вы сами.

Работа с кадрами – отдел кадров.

Сразу скажу, что в его задачи входит далеко не одно лишь принятие на работу и увольнение с неё. В его задачи входит также создание инструкций для сотрудников, определение регламентов работы, коммуникация с сотрудниками по поводу выполнения должностных обязанностей и т.д.  

Очень модным в последнее время стало такое направление, как HR. Согласно нему предполагается, что сотрудника нужно выбирать по особым психологическим критериям, тщательно его изучать на собеседовании, проводить тесты по приёму на работу. На мой взгляд, всё проще: собеседование проводите в течение 10 минут, оцениваете общую пригодность человека, и ставите его на должность. Если он впоследствии не справляется со своими обязанностями – вы его увольняете. А HR-специалист, это скорее, психолог, создающий благоприятную атмосферу в коллективе, улаживающий возможные конфликты и т.д. Его задача – помочь сотрудникам быстро адаптироваться, находить общий язык друг с другом, продуктивно выполнять свои задачи, не выгорать на работе и т.д.

Контроль выполнения приказов – отдел инспекции.

Некоторые бизнесмены пытаются сами контролировать выполнение приказов своими сотрудниками. И на начальном этапе бизнеса в этом нет ничего страшного, но чем больше у вас сотрудников, тем больше вам придётся тратить времени на контроль. Поэтому у вас должен быть человек, который следит за выполнением ваших распоряжений, или распоряжений исполнительного директора.

Например, вы дали указ о том, чтобы все сотрудники в течение текущего и следующего месяцев прошли медицинское освидетельствование. А через две недели вы уже особо не помните про это требование, так как заняты развитием дела. Но помнить о своих приказах – не ваша задача. Фиксировать ваши указания и следить за выполнением – задача контролёров. И при невыполнении вашего указания контролёр, а не вы разбирается с этой ситуацией.

У отдела инспекции есть ещё одна важная функция: контролирование соблюдения этики. В офисе могут случаться разные ситуации, связанные с тем, что кто-то себя грубо ведёт, либо склонен «науськивать» других, воровать по мелкому и т.д.

Создание сайта и работа над ним – IT-отдел.

На одном лишь создании сайта и его оптимизации дело не заканчивается. Вам необходимо будет периодически наполнять сайт контентом, производить изменения в дизайне, менять товарные позиции, сообщать на сайте об изменениях в вашей работе и т.д. Кроме того, необходимо обеспечивать безопасность сайта от вирусных, хакерских и ДДОС-атак, следить за текущим состоянием сайта, проводить модерацию сообщений (если у вас блог или форум), а также своевременно оплачивать домен, хостинг, менять тарифы, если того требует нагрузка на сайт.

И заниматься всем этим могут штатные ИТ-специалисты, удалённые работники (фрилансеры), отдельная фирма, специализирующаяся на создании и ведении сайтов, аутсорсинговое агентство. Ваша задача: сделать выбор среди всего этого многообразия. По этому поводу рекомендую почитать пост про удалённых сотрудников, из которого станет ясно, почему выбор стоит сделать в пользу аутсорсинга или фрилансеров.

Работа с полиграфией.

Вообще, принтера (максимум – цветного) и сканера вам в офисе будет более чем достаточно. Бывает очень неудобно бегать в полиграфический центр для распечатки очередного договора, или квитанции. Но держать целый полиграфический центр у себя на фирме резонно только в том случае, если вы специализируетесь на выпуске полиграфической продукции. Помните, что даже крупные рекламные агентства и некоторые издательства далеко не всегда держат при себе полиграфический кабинет, предпочитая обращаться к сторонним типографистам.

В следующем посту мы продолжим говорить о подразделениях, так что оставайтесь на связи.

Смотрите также

Нужны ли эти ограничения: примеры дискриминации соискателей по возрастному признаку.

Нужны ли эти ограничения: примеры дискриминации соискателей по возрастному признаку.

Существует целая категория ограничений при принятии на работу, которые вызваны не здравым смыслом, а предрассудками. …

4 комментария

  1. Дмитрий1978

    Конечно, вести бизнес одному нереально, хоть и не хочется делить ни с кем прибыль. Каждую функцию должен выполнять отдельный специалист или отдел, как и указано в данной статье. Рынок сейчас агрессивный и перенасыщенный. Нужно систематизировать все процессы, чтобы «не пролететь». Все написано по-делу. Сам веду сейчас дело по франшизе, и всю структуру «перенял» с подобной организации, т.к. начинал с нуля.

    Ответить
  2. Александр Ермак

    Достойные советы, при этом многое из того, что перечислено можно сделать на аутсорсинге, не только тот же IT отдел, но и юридическую безопасность и бухгалтерию. Фрилансеров сейчас много, и они готовы работать практически за копейки. Но опять же все зависит от вида бизнеса, будь то организация мероприятий или производство небольших металлоконструкций.

    Ответить
  3. Согласна с тем, что организации, где пытаются сэкономить на персонале, не так эффективны, как те, где все распределено по отделам и специалистам. Но если такая необходимость (экономия) есть, то возможно совмещение одним сотрудником двух должностей, например, во многих организациях кадровик совмещает обязанности офис-менеджера. Самым важным в любой коммерческой организации — это маркетинговый отдел, который при правильной работе приносит основную часть прибыли.

    Ответить
  4. При построении бизнеса, конечно, надо все время держать в голове, что все работает в комплексе, то есть надо строить структуру и заботится о том, чтобы все ее части функционировали во взаимодействии , но не мешая друг другу, а также не дублируя функций. Именно выстроить систему очень важно. В статье нашла, кроме прочих полезных вещей, момент перепоручения заданий. Как-то на чисто интуитивном уровне я и предерживалась этой формулы, но теперь буду применять ее осознанно и с расчетом.

    Ответить

Добавить комментарий